¿Qué aportan los sistemas de control en una PYME?

¿Qué es control?

El momento en el que una empresa necesita sistemas de control suele llegar con la contratación de su primer empleado o firmar el contrato con su primer proveedor. No en vano, la definición de control es "asegurarse de que la gente en la empresa hace lo que debería hacer".

Esta necesidad aparece en la empresa en el momento en el que el fundador comienza a delegar en subordinados, descentralizando la toma de decisiones. La primera respuesta natural a esta necesidad es la supervisión, que es la forma más directa de ejercer el control interno en una compañía. El problema es que, si en un inicio se contrató a los subordinados con la idea de ahorrar tiempo a los fundadores para dedicarse a la dirección, ese tiempo acaba destinado a la propia supervisión.

Pero está claro que la necesidad está presente, a pesar de tratarse de una pequeña empresa: sin ningún tipo de control interno, esto es, sin una manera certera de asegurarse que los empleados desempeñan de manera correcta sus funciones, la empresa se verá lastrada por el desorden, la desidia o incluso el fraude.

Control en las pymes

Los mecanismos de control están muy extendidos y desarrollados en las grandes empresas, lo que hace caer en el error de que una pequeña empresa no los necesita. De hecho, estas mermas causadas por la falta de control suelen ser mayores en empresas pequeñas: de acuerdo al reporte 2018 de la ACFE (por sus siglas en inglés, Asociación de Examinadores Certificados de Fraude), se tienen los siguientes datos:

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<100 empleados

Pérdida media por fraude: $200,000 USD

Fraudes denunciados por otros empleados: 29%

Fraudes causados por falta de controles internos: 42%

>100 empleados

Pérdida media por fraude: $104,000 USD

Fraudes denunciados por otros empleados: 44%

Fraudes causados por falta de controles internos: 25%

Porcentaje de casos de fraude por tipo de empresa

Los datos dejan claro que las pequeñas empresas pierden mucho más dinero por fraude de sus empleados que las grandes, y estamos hablando de una pérdida que, al menos mayoritariamente, es evitable. El principal freno para esta merma son los controles internos, y estos permiten a las grandes empresas ser más competitivas y tener un mejor índice de supervivencia. De igual manera, en el mismo reporte se nos indica en qué porcentaje de PYMES y grandes empresas se implementan controles internos (cara a fraudes) y de qué tipo:

El argumento de los pequeños empresarios ante esta problemática es que los controles internos son caros y que, coloquialmente, sale más caro el caldo que las albóndigas. Lo cierto es que, si bien hay que tener siempre un balance entre controles y el costo que tienen, en muchas ocasiones no se analiza a profundidad. A continuación analizaremos cinco clases de controles internos que, correctamente diseñados y personalizados, pueden ser buenos, bonitos y baratos en una pequeña empresa.

1) Segregación de tareas

No debemos permitir que una sola persona esté encargada de una serie de tareas que le permitan, por ejemplo, registrar una transacción y ejecutarla, o sacar algo de un almacén y controlar él mismo el inventario. Si la empresa es demasiado pequeña como para una separación de tareas efectiva, el outsourcing de determinadas funciones como la contabilidad son una opción viable.

2) Políticas y Procedimientos

Para cada proceso a ejecutar de manera recurrente en una empresa, en especial aquellas que son, de una manera o de otra, críticas para su desempeño, deben tener descritas todas las tareas, responsables y etapas que se necesitan para completarlo.

Estas políticas y procedimientos serán las que permitan que un proceso se pueda ejecutar de manera transparente, y que puedan encargarse a diferentes responsables sin afectar a su resultado final.

3) Documentación

A pesar de que parezca obvio, es importante recalcar que documentar es esencial para que los controles internos sean efectivos. En especial, una documentación estandarizada en fondo y forma permite una revisión rápida y eficiente a la hora de detectar errores y fraudes.

4) Revisión y monitoreo

La clave de la supervisión efectiva es demostrar a tus subordinados que hay un proceso de revisión constante. La revisión puede descentralizarse en los gerentes de manera piramidal, para lo que se necesita que estén capacitados y motivados por evaluaciones de desempeño.

5) Acceso limitado a la información

Por último, es importante que los empleados tengan acceso únicamente a la información que necesitan para desempeñar correctamente sus funciones, en especial cuando hablamos de información sensible para la empresa y/o sus empleados.

Conclusión

El control en una empresa forma parte de lo que se denomina la “triple tensión”, en la que una empresa debe buscar tres objetivos que se contraponen: el crecimiento, la utilidad y el control.

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El término “tensión” nos indica que, en la vida de una empresa, podemos centrarnos en su crecimiento, en generar utilidad o tener un perfecto control, pero no se puede tener una dedicación completa y simultánea a los tres. Por ejemplo, los controles son costosos, lo que afectará a la utilidad, y restringen la flexibilidad y agilidad de una empresa, lo que afectará su crecimiento. A pesar de esta afectación, descuidar el control puede ser tan dañino para una empresa como lo es descuidar la utilidad, independientemente de su tamaño.

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